Versie: 2.0 Datum: 4 juli 2025

1. Wie zijn wij en waar staat dit beleid voor?

Wij zijn Kwartiermakers. Wij adviseren organisaties over de toekomst van technologie en bouwen aan de implementatie daarvan. Innovatie zit in ons DNA. Dat betekent ook dat wij de technologieën waarover wij adviseren, zoals Artificiële Intelligentie (AI), zelf actief gebruiken om onze diensten te verbeteren en nieuwe mogelijkheden te verkennen.

Dit beleid is opgesteld om u volledig transparant inzicht te geven in hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij zien databescherming niet als een beperking, maar als een voorwaarde voor duurzame en verantwoorde innovatie.

Kwartiermakers is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid. U kunt ons bereiken via info@kwartiermakers.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken verschillende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw relatie met ons:

• Contact- en identificatiegegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam van (potentiële) klanten, partners en sollicitanten.

• Project- en inhoudelijke gegevens: Informatie die u ons verstrekt in het kader van onze dienstverlening. Dit kan data zijn over uw bedrijfsprocessen, systemen of medewerkers, die (indirect) persoonsgegevens kunnen bevatten. U bent en blijft eigenaar van deze data.

• Financiële en administratieve gegevens: Factuurgegevens, bankrekeningnummers en andere gegevens die nodig zijn voor onze administratie.

• Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, browserinformatie, en gegevens over uw gebruik van onze website en diensten, verzameld via cookies en vergelijkbare technieken.

• Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief en andere informatie die u verstrekt wanneer u bij ons solliciteert.

3. De kern: Waarom (doeleinden) en op welke basis (rechtsgronden) verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens alleen als we daar een geldig doel en een wettelijke basis voor hebben. De volgende tabel maakt dit inzichtelijk:

4. Met wie delen wij gegevens? (Onze Verwerkers en Partners)

Wij zullen uw gegevens nooit verkopen. Wij delen gegevens alleen met zorgvuldig geselecteerde derde partijen (verwerkers) wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening. Wij sluiten met al deze partijen een solide verwerkersovereenkomst. Het gaat om de volgende categorieën van partners:

• Cloud- en hostingproviders: Voor de opslag van onze data en het hosten van onze applicaties (bijv. Microsoft Azure, AWS).

• Softwareleveranciers: Voor onze interne processen zoals CRM, administratie en projectmanagement.

• Leveranciers van Artificiële Intelligentie en Machine Learning Platformen (IaaS/PaaS/SaaS): Wij kunnen gebruikmaken van geavanceerde platformen voor data-analyse, modelontwikkeling en het testen van nieuwe technologieën. Wij zorgen ervoor dat deze partners voldoen aan de hoogste standaarden en dat uw data nooit wordt gebruikt voor het trainen van hun publieke modellen, tenzij expliciet anders overeengekomen.

• Communicatieplatformen: Voor e-mail en online vergaderingen.

5. Internationale doorgifte van gegevens

Omdat technologie een wereldwijd speelveld is, kunnen sommige van onze partners buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn. Als wij gegevens doorgeven buiten de EER, zorgen wij altijd voor een passend beschermingsniveau door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde mechanismen, zoals Adequaatheidsbesluiten of Standaard Contractbepalingen (SCC's), aangevuld met een risicoanalyse (TIA).

6. Beveiliging van uw gegevens (ISO 27001 & ISO 42001)

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens uiterst serieus. Onze aanpak is gebaseerd op de principes van toonaangevende standaarden zoals ISO 27001 (Informatiebeveiliging) en ISO 42001 (AI Management Systeem). Dit omvat onder meer:

• Toegangscontrole, encryptie en netwerkbeveiliging.

• Een beleid voor dataminimalisatie en pseudonimisering waar mogelijk.

• Regelmatige training van onze medewerkers en periodieke risicoanalyses.

7. Geautomatiseerde Besluitvorming en Profilering

Kwartiermakers loopt voorop in het gebruik van technologie. In bepaalde, duidelijk afgebakende situaties kunnen wij daarom gebruikmaken van volledig geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering. Dit doen wij nooit zomaar.

Wij zullen alleen een volledig geautomatiseerd besluit nemen dat voor u aanzienlijke of juridische gevolgen heeft, indien dit: a) Noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een specifieke overeenkomst met u; of b) Gebaseerd is op uw uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming.

In beide gevallen zullen wij u op het moment van de gegevensverzameling of besluitvorming hierover apart en in duidelijke taal informeren. U ontvangt dan altijd zinvolle informatie over de logica achter het besluit, de gebruikte gegevens, en de verwachte gevolgen.

Cruciaal is dat u in al deze gevallen het recht heeft op menselijke tussenkomst. U kunt te allen tijde contact met ons opnemen om het besluit aan te vechten, uw standpunt kenbaar te maken en een herbeoordeling door een van onze experts te vragen. Wij hebben hiervoor een toegankelijke procedure ingericht.

8. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Projectgegevens: Tot 5 jaar na afronding van het project, tenzij anders overeengekomen.

• Administratieve gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.

• Data voor innovatiedoeleinden: Deze wordt na afloop van de onderzoeksfase geanonimiseerd of verwijderd.

• Sollicitatiegegevens: 4 weken na afloop van de procedure. Met uw toestemming bewaren we deze 1 jaar.

9. Uw rechten (U heeft de controle)

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, en overdraagbaarheid (dataportabiliteit) van uw gegevens. U kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Stuur hiervoor een verzoek naar info@kwartiermakers.nl.

Indien u een klacht heeft, horen we dat graag eerst zelf, maar u heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen in dit beleid

De wereld van technologie staat nooit stil, en ons beleid dus ook niet. Dit is een levend document. Bij wezenlijke wijzigingen in hoe wij met uw gegevens omgaan, zullen wij u hier proactief over informeren. De laatste versie vindt u altijd op onze website.

Versie: 1.0 Datum: 4 juli 2025

Bij Kwartiermakers geloven we in de kracht van data en technologie, maar ook in transparantie. Dit cookiebeleid legt uit hoe wij cookies gebruiken op onze website om uw ervaring te verbeteren en onze diensten te optimaliseren. Voor meer gedetailleerde informatie over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, verwijzen wij u naar ons Privacybeleid.

1. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestanden die door uw browser worden opgeslagen op uw computer of mobiele apparaat wanneer u onze website bezoekt. Deze bestanden bevatten informatie die bij een volgend bezoek weer naar onze server teruggestuurd kan worden. Ze zijn essentieel om een moderne website goed te laten functioneren.

2. Waarom gebruiken wij cookies?

Wij gebruiken cookies voor verschillende doeleinden:

• Om de website goed te laten werken: Zonder bepaalde cookies zijn basisfuncties niet mogelijk.
• Om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt: Door het gebruik te analyseren, kunnen we onze website continu verbeteren en relevanter maken voor onze bezoekers.
• Voor marketingdoeleinden: Om u relevante informatie en content te kunnen tonen, ook buiten onze eigen website.

3. Welke soorten cookies gebruiken wij?

Wij maken onderscheid tussen drie categorieën cookies:

a) Noodzakelijke (Functionele) Cookies

Deze cookies zijn technisch essentieel voor het correct functioneren van de website. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat uw voorkeuren worden onthouden. Voor het plaatsen van deze cookies is volgens de wet uw toestemming niet vereist.

b) Analytische Cookies

Deze cookies helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. We verzamelen hiermee geaggregeerde en anonieme gegevens over bijvoorbeeld welke pagina's het meest bezocht worden en hoe bezoekers op onze site terechtkomen. Wij gebruiken hiervoor tools als Google Analytics, die wij zo privacyvriendelijk mogelijk hebben ingesteld (o.a. door IP-anonimisering). Voor het gebruik van cookies die een beperkte impact hebben op uw privacy, vragen wij geen toestemming. Voor meer diepgaande analyses vragen wij dit wel.

c) Marketing en Tracking Cookies

Deze cookies worden gebruikt om uw surfgedrag te volgen en op basis daarvan profielen op te bouwen. Dit stelt ons in staat om de content en eventuele advertenties af te stemmen op uw interesses. Denk hierbij aan cookies van sociale netwerken zoals LinkedIn, die het mogelijk maken om artikelen te delen of gerichte content te tonen.

Belangrijk: Deze marketing en tracking cookies worden alleen geplaatst nadat u hier via onze cookiebanner uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

4. Cookies beheren of verwijderen

U heeft altijd de controle over cookies. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of uw cookie-instellingen aanpassen via de cookiebanner op onze website.

Daarnaast kunt u uw internetbrowser zo instellen dat cookies niet meer worden opgeslagen, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie wordt geplaatst, of dat de cookies na uw bezoek worden verwijderd. Raadpleeg hiervoor de helpfunctie van uw browser (bijv. Chrome, Firefox, Edge, Safari).

Let op: als u cookies uitschakelt, is het mogelijk dat onze website niet meer optimaal functioneert.

5. Wijzigingen in dit beleid

De technologie en de wetgeving veranderen continu. Daarom kan ook dit cookiebeleid van tijd tot tijd worden aangepast. Wij raden u aan om deze pagina regelmatig te raadplegen voor de meest actuele versie.

6. Vragen?

Heeft u vragen over ons cookiebeleid? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens in ons Privacybeleid.